Bylaws 2019

STATUTO

ARTICOLO I – Nome e tipo di organizzazione

E' costituita l'associazione " The American International Club of Rome" (di seguito il Club) con sede a Roma. La sede del Club potrà essere trasferita in qualsiasi luogo della provincia di Roma, senza dover ricorrere alla modificazione dello statuto associativo.

Il Club è una libera associazione di fatto, apolitica, aconfessionale, senza scopo di lucro e con durata illimitata, regolata a norma del Titolo I Cap. III, art. 36 e segg. del codice civile, nonché del presente Statuto.

ARTICOLO II – Scopo ed attività 

  1. Lo scopo del Club è di incoraggiare gli americani, gli italiani ed i cittadini di altri paesi di incontrarsi in un’atmosfera congeniale e rilassante e di fornire ai suoi soci l’opportunità di condividere gli interessi mutui e le esperienze attraverso: eventi, seminari e convegni tesi agli scambi culturali, sociali e di informazione, e servizi di comunità. 

Il Club ha il compito di arricchire le amicizie interculturali attraverso la partecipazione ed il supporto di attività di natura sociale, civile e caritatevole.

 

  1. Il Club non ha scopo di lucro, da intendersi anche come divieto di ripartire i proventi fra i soci in forme indirette o differite. Gli eventuali avanzi di gestione debbono essere reinvestiti nelle attività istituzionali, indicate nel presente statuto. 

Il Club per lo svolgimento delle sue attività, può avvalersi sia di prestazioni retribuite che di prestazioni gratuite. Il Club si avvale prevalentemente dell'attività prestata in forma volontaria, libera e gratuita dei propri associati. 

Il Club può avvalersi: 

 

  1. Per manifestazioni afferenti gli scopi istituzionali, di attività prestata in forma volontaria, libera e gratuita da persone non associate al Club.;

  2. In caso di particolare necessità, di prestazioni di lavoro autonomo o dipendente, anche ricorrendo ai propri associati.

 

  1. Il Club per il raggiungimento dei suoi fini, intende promuovere ed organizzare varie attività, in particolare:

 

  1. Promuovere e organizzare attività culturali quali convegni, fiere, mostre, seminari, feste, esibizioni, concerti, spettacoli (musicali, teatrali, cinematografici, arti visive), attività ludico-sportive, iniziative di aggregazione, animazione e socializzazione;

  2. Promuovere, organizzare ed erogare attività di formazione e consulenza anche verso i non soci quali corsi di aggiornamento teorici e pratici, laboratori artistici e culturali anche a carattere didattico anche nelle Scuole di ogni ordine e grado e ove possibile negli ospedali e cliniche private;

  3. Produrre, partecipare e promuovere tutte le attività editoriali riferibili allo scopo sociale quali pubblicazioni di giornali, newsletter, atti di convegni e seminari, materiale didattico; gestendo e curando la creazione di siti internet, la produzione di materiale fonografico, informatico ed audiovisivo; 

  4. Sviluppare l’utilizzo di reti telematiche e strumenti di comunicazione di massa, come newsgroup, mailing-list, social-forum, pubblicazioni;

  5. Il Club si riserva inoltre di porre in essere alcuni servizi di sostegno e servizio ai soci anche rispetto ad attività di ristoro e somministrazione di alimenti e bevande al fine di costruire uno spazio organizzato ed accogliente dedicato al libero incontro e promuova occasioni di confronti interpersonali;

  6. Accedere a finanziamenti pubblici o privati fornendo tutte le garanzie che saranno richieste, al fine di raggiungere gli scopi sociali;

  7. Aderire, progettare e realizzare qualunque iniziativa atta al raggiungimento degli scopi del Club; esercitare, in via meramente marginale e senza scopi di lucro, attività di natura commerciale per autofinanziamento, osservando le normative amministrative e fiscali vigenti;

  8. Collaborare con altre associazioni ed organismi non profit per la promozione e diffusione della cultura, dell’arte e del volontariato;

  9. Collaborare con altri enti, pubblici e privati, interessati a vario titolo alle finalità oggetto del presente statuto; 

 

 

ARTICOLO III – Adesione

  1. Tutti gli americani, gli italiani, e i cittadini di altri paesi residenti o soggiornanti in Italia, aventi i requisiti, sono eleggibili per l’adesione; che è riservata a persone appartenenti ad una categoria in base alla sua attività professionale, imprenditoriale o di servizio alla comunità.  Soltanto i soci attivi sono autorizzati a permanere in carica senza alcuna limitazione 

  2. Esistono tre classi di adesione: attiva, base e onoraria.

 

  1. L’adesione attiva (membri “ordinari”, “familiari” e “affari”) è riservata esclusivamente ad americani, italiani e cittadini di altri paesi residenti in Italia ed aziende od associazioni, istituzioni con sede in Italia.

 

  1. L’adesione base e/o temporanea è riservata ad americani, italiani e cittadini di altri paesi residenti o soggiornanti in Italia.

 

  1. L’adesione onoraria è riservata ad Ambasciatori ed alti funzionari di governo, americani, italiani o di altri paesi, che possono essere invitati dal Consiglio di Amministrazione (da qui di seguito “Consiglio”) ad accettare l’adesione onoraria.

 

ARTICOLO IV – Ammissione dei soci e dimissioni

  1. Un candidato per diventare socio attivo deve essere proposto al Consiglio da due soci attivi, che dichiarano per iscritto nel modulo di adesione (consegnato a mezzo posta elettronica o a mano) di conoscere personalmente il candidato. Il modulo deve anche contenere i principali dati del candidato e le firme sia del candidato che dei soci proponenti. 

La domanda di adesione deve essere accompagnata da:

  1. Copia del passaporto e del codice fiscale;

  2. Modulo privacy firmato;

  3. Curriculum Vitae in lingua inglese;

  4. Modulo di adesione firmato da due soci che attestano, quale soci del Club, che conoscono personalmente il candidato; 

  5. Quota annuale applicabile per l’anno in corso. 

Per le domande di adesione, il Consiglio deve ricevere e considerare le domande, protocollarle via Segretario del Consiglio e votare relativamente alle domande di adesione consegnate.

Nel caso in cui la domanda di adesione fosse respinta in riunione del consiglio, l’eventuale pagamento verrà restituito entro trenta giorni dalla data di svolgimento di tale riunione.

Il Segretario del Consiglio notifica a ciascun candidato il risultato della sua richiesta ed ai soci del Club invia, periodicamente, l’elenco dei soci attivi eletti.

Il socio attivo può dimettersi in qualunque momento con una notifica da inviare al Consiglio, (a mezzo posta elettronica) a condizione che la quota per l’anno in corso sia già stata pagata o condonata. Qualunque socio attivo che rassegni le dimissioni prima di dicembre di ogni anno non sarà tenuto a pagare la quota per l’anno finanziario in corso.

 

  1. Un candidato, diventa socio base temporaneo, se proposto da un socio attivo e da un membro del Consiglio presente all’eventuale evento (seminario, conferenza, convegno, ecc.). Il candidato compila e consegna il modulo di adesione al membro del Consiglio. Il socio attivo ed il membro del Consiglio firmano anche il modulo, il socio dichiarando che conosce  personalmente il candidato. Il modulo deve anche contenere i principali dati del candidato.

La domanda di adesione deve essere accompagnata da (documenti che se non consegnati al momento della firma e consegna domanda, dovranno essere trasmessi al consiglio quanto prima):

  1. Copia del passaporto e del codice fiscale;

  2. Modulo privacy firmato;

  3. Curriculum Vitae in lingua inglese;

  4. Modulo di adesione firmato dal socio che attesta, quale socio del Club, che conosce personalmente il candidato; 

  5. Quota annuale applicabile per l’anno in corso. 

 

La domanda di adesione è approvata dal membro del Consiglio presente all’evento. Le domande di adesione dei soci base, devono essere protocollate dal Segretario in occasione della prima riunione del Consiglio.

Nel caso in cui la domanda di adesione fosse respinta in riunione del consiglio, l’eventuale pagamento non verrà restituito.

Il Segretario del Consiglio notifica a ciascun candidato il risultato della sua richiesta ed ai soci del Club invia, periodicamente, l’elenco dei soci base eletti.

Il socio base può dimettersi in qualunque momento con una notifica da inviare al Consiglio, (a mezzo posta elettronica) a condizione che la quota per l’anno in corso sia già stata pagata o condonata. Qualunque socio base che rassegni le dimissioni prima di dicembre di ogni anno non sarà tenuto a pagare la quota per l’anno finanziario in corso.

 

ARTICOLO V – Quota associativa

 

  1. Ogni socio, al momento delle elezioni annuali, deve essere in regola con la quota associativa determinata dal Consiglio, con lo scopo di finanziare le spese del Club. La quota è determinata considerando, tra i vari fattori, la proiezione delle spese del Club ed il numero dei soci attivi e soci base.

 

  1. I soci onorari sono esentati dal pagamento della quota.

 

  1. Se un socio non paga la sua quota entro trenta giorni dal primo di gennaio di ogni anno, ovvero a seguito del successivo invito a provvedere al pagamento emesso dal segretario del club notificatogli a mezzo posta elettronica (un estratto di questo articolo sarà allegato al sollecito). 

Il socio sarà sospeso dall’attività del club e privato del diritto di votazione sinché non abbia sanato la sua posizione pagando la quota e la relativa sanzione nella misura fissata annualmente dal consiglio.

 

  1. Le risorse economiche del Club sono costituite dalle quote associative, eventuali contributi dei soci ed erogazioni volontarie percepite da terzi. 

 

  1. E’ vietato distribuire, anche in modo indiretto, utili o avanzi di gestione, nonché fondi, riserve, o capitale durante la vita del Club. 

 

 

ARTICOLO VI – Disciplina

 

  1. Tutti i soci sono tenuti a rispettare le norme del presente statuto e l'eventuale regolamento interno, secondo le deliberazioni assunte dagli organi preposti. In caso di comportamento difforme, che rechi pregiudizio agli scopi o al patrimonio del Club il Consiglio dovrà intervenire ed applicare le seguenti sanzioni: richiamo, diffida, espulsione dal Club, in particolare seguendo le seguenti procedure:

 

  1. Il Consiglio non deve eseguire sospensioni o espulsioni di nessun socio fino a che tale socio non sia stato informato con richiamo o diffida per iscritto (a mezzo posta elettronica) delle presunte accuse contro di lui.

 

  1. Qualunque socio verso il quale sia stato formalizzato un richiamo o diffida, ha il diritto di replicare ad esse per iscritto (a mezzo posta elettronica) entro quindici giorni dalla ricezione del richiamo del Consiglio, e di presentarsi alla convocazione del Consiglio per difendersi personalmente. Il Consiglio per maggioranza provvede all’espulsione. 

 

 

 

 

ARTICOLO VII – Organi del Club ed Amministrazione

 

  1. Organi del Club sono:

  1. Assemblea dei soci

  2. Consiglio del Club

  3. Presidente

 

  1. L’Assemblea dei soci è composta da tutti i soci, attivi e base, ognuno dei quali ha diritto di voto. I soci onorari non hanno diritto di voto. L’assemblea è convocata almeno una volta l’anno in via ordinaria entro massimo cinque mesi dalla chiusura dell’esercizio sociale, ovvero entro sei mesi per esigenze di carattere eccezionale, per l’approvazione del bilancio, ed in via straordinaria quando sia necessaria o sia richiesta dal Consiglio.   

L’assemblea ordinaria, in prima convocazione, è regolarmente costituita con la presenza della metà dei soci aventi diritto a parteciparvi; in seconda convocazione è valida qualunque sia il numero dei soci intervenuti. 

L’assemblea straordinaria, in prima convocazione, è regolarmente costituita con la presenza della metà dei soci aventi diritto a parteciparvi; in seconda convocazione è valida qualunque sia il numero dei soci intervenuti. 

L’assemblea è convocata con almeno 15 giorni di anticipo alla data dell’assemblea. 

  1. L’assemblea ordinaria ha i seguenti compiti: elegge il Consiglio nei modi e nei termini dell’articolo IX; approva il bilancio preventivi e consuntivo; 

  2. L’assemblea straordinaria ha i seguenti compiti: delibera sulle modifiche dello Statuto e l’eventuale scioglimento del Club nei modi e nei termini di cui all’articolo XV.

  3. Ogni seduta di assemblea, ordinaria o straordinaria, è presieduta dal Presidente o da un suo delegato e dal Segretario o da un suo sostituto che redigono e sottoscrivono il verbale.

 

  1. Il Consiglio del Club è composto da massimo dodici membri di cui fino a quattro delegati, membri ex officio, chiamati a svolgere le funzioni di Presidente, eventuale Vicepresidente, Tesoriere e Segretario; otto membri eletti, secondo modalità e mansioni come indicati all’articolo IX. 

Il Consiglio ha tutti i poteri di ordinaria e straordinaria amministrazione.

Nella gestione ordinaria i compiti del Consiglio sono:

  1. Predisporre gli atti da sottoporre all’assemblea;

  2. Formalizzare le proposte per la gestione del Club;

  3. Elaborare il bilancio consuntivo con le singole voci di spesa e di entrata relative al periodo di un anno;

  4. Elaborare il bilancio preventivo con le singole voci di previsioni delle spese e delle entrate relative all’esercizio annuale successivo;

  5. Stabilire gli importi delle quote annuali delle varie categorie di soci;

  6. Elaborare e approvare i regolamenti del Club.

 

Quando eletti, i Delegati sono in carica per due anni e sono in carica fino a che i loro successori non hanno assunto la carica. 

 

Gli otto membri del Consiglio sono in carica per due anni e sono eletti ad anni alterni; sono in carica fino a che i loro successori non hanno assunto la carica. 

 

I nuovi eletti Delegati e membri del Consiglio assumono la carica dalla prima riunione del Consiglio susseguente alla assemblea dei soci.

La gestione generale e la condotta del Club è affidata al Consiglio, che ha pieni poteri di azione e di adottare regole e regolamenti, in modo coerente con lo Statuto, ritenuti necessari nell’interesse del Club.

I Delegati svolgono i compiti relativi alle loro rispettive cariche assegnate come specificato, o altri compiti assegnati loro o eventualmente da assegnare da parte del Consiglio.

Il Consiglio si deve riunire alla convocazione del Presidente o alla convocazione del Segretario quando richiesto da tre membri del Consiglio. Cinque membri del Consiglio costituiscono il quorum ad ogni riunione. La partecipazione alle riunioni del Consiglio può essere tenuta anche attraverso teleconferenza o altri mezzi di telecomunicazione.

Il Segretario, nominato dal Consiglio, può essere un membro od un Delegato ex-officio, è responsabile di mantenere la documentazione del Club non assegnata specificamente agli altri Delegati, inclusi la minuta delle riunioni, la lista dei soci e l’invio delle notifiche.

Il Tesoriere, nominato dal Consiglio, può essere un membro od un Delegato ex-officio, mantiene la contabilità in modo adeguato e prepara e sottopone al Consiglio il rendiconto delle ricevute e delle spese e la situazione finanziaria periodicamente. Redige il bilancio preventivo e consuntivo.  

Tutte le cariche elettive sono gratuite. Ai soci compete solo il rimborso delle spese varie regolarmente documentate.

 

  1. Il Presidente, può essere un membro od un Delegato ex-officio.

  1. Il Presidente dura in carica due anni ed è legale rappresentante del   tutti gli effetti.

  2. Il Presidente convoca e presiede il Consiglio di Amministrazione, sottoscrive tutti gli atti amministrativi compiuti dal Club; può aprire e chiudere conti correnti bancari e postali e procedure agli incassi.

  3. Il Presidente conferisce ad uno o più membri del Consiglio, eventuale procura speciale per la gestione di attività varie, previa approvazione del Consiglio. 

 

 

 

ARTICOLO VIII – Delegati onorari

In aggiunta ai Delegati designati secondo l’Articolo VII, l’Ambasciatore Americano presso lo Stato Italiano sarà nominato Presidente Onorario del Club, e manterrà la sua carica durante l’incombenza del suo incarico diplomatico. Gli altri delegati onorari possono essere designati dal Consiglio a ricoprire la carica per un certo periodo e con un titolo considerato appropriato.

 

ARTICOLO IX – Elezione dei Membri e del Presidente del Consiglio 

  1. L’elezione annuale dei Membri del Consiglio deve essere effettuata attraverso uno scrutinio segreto tendenzialmente prima del mese di aprile di ogni anno come stabilito dal Consiglio.

 

  1. Tendenzialmente prima del quindici di aprile di ogni anno, il Presidente, con il supporto ed il consenso del Consiglio, elegge un Comitato di Nomina composto da tre o più soci del Club, non più di uno di questi deve essere un membro del Consiglio, tale comitato deve immediatamente provvedere a scegliere tra i soci attivi ed eleggibili del Club, i candidati per ciascuna posizione da rieleggere considerando anche di poter essere eletti ai successivi scrutini annuali. Il Comitato di Nomina riporta al Comitato Elettorale per iscritto (a mezzo lettera o posta elettronica) i candidati selezionati, anteriormente all’ultimo giorno di aprile. 

 

  1. Tendenzialmente prima del primo di maggio di ogni anno, il Presidente, con il supporto ed il consenso del Consiglio, deve selezionare un Comitato Elettorale composto da tre soci del Club, non più di uno deve essere membro del Consiglio. Tale Comitato deve essere assistito dal Segretario.

 

  1. Tendenzialmente prima del quindici di maggio di ogni anno, il Comitato Elettorale deve inviare a mezzo posta, posta elettronica, o brevi manu, distribuire le schede elettorali, ai soci attivi e base del Club in regola per l’elezione annuale. Tali schede elettorali verranno fornite con spazi vuoti affinché i candidati possano essere votati in maniera libera dai soci. Le schede elettorali devono essere restituite al Comitato Elettorale, tramite il Segretario o suo delegato, entro tendenzialmente l’ultimo giorno di maggio al fine di essere accettate come valide.

 

  1. Non saranno considerati socio con diritto di voto e quindi neanche eleggibili alle cariche, i soci attivi e base, che nel corso degli ultimi dodici mesi, abbiano partecipato, meno di quattro volte, alla vita sociale del club (riunioni, eventi, seminari, convegni). Tale status verrà definito dal Consiglio su presentazione di documentazione da parte del Segretario tentativamente entro fine febbraio di ogni anno. 

  2. Precedentemente alla riunione dei soci, per le elezioni, di fine giugno, il Comitato Elettorale scrutina le schede elettorali e riporta i risultati ai soci. I candidati a membro del Consiglio che ricevono la maggioranza relativa dei voti sono dichiarati eletti. In caso di parità di voti il candidato nominato dal Comitato di Nomina è considerato eletto.

 

  1. Nel caso in cui, prima o esattamente nel giorno dell’assunzione della carica dei neo eletti Delegati e dei neo eletti membri del Consiglio, un candidato eletto non accettasse di assumere l’incarico per il quale è stato eletto, nel caso ci fosse un candidato con il numero di voti più alto, questi viene considerato eletto. Se non ci fosse tale candidato, l’incarico viene considerato vacante.

 

ARTICOLO X – Posti vacanti

Gli eventuali posti vacanti tra i Delegati o tra i membri del Consiglio derivanti da ragioni che hanno condotto a non accettare l’incarico, da dimissioni, da morte, da assenza o da disabilità saranno ricoperti, per il termine non ancora scaduto, dal Consiglio alla prima riunione regolare o ad una riunione convocata in via straordinaria per tale motivo.

 

ARTICOLO XI- Riunioni annuali, riunioni speciali e procedure

  1. Il Club svolge l’assemblea annuale dei soci per il bilancio come da art VII par 2 o come da art XIII par 3.  La convocazione dell’assemblea deve essere fatta almeno quindici giorni prima.

  2. Il Club svolge l’assemblea annuale dei soci per le elezioni come da art. IX par 6.   La convocazione dell’assemblea deve essere fatta almeno quindici giorni prima.

  3. Potrà essere richiesta la convocazione dell’assemblea speciale dei soci come da art VII par 2 o da parte di un terzo dei soci aventi diritto al voto.  

  4. Altrimenti ove non specificato, tutte le riunioni del Club sono disciplinate dal Codice Civile e altra legislazione italiana apposita. 

 

ARTICOLO XII – Limitazioni di responsabilità

Ai sensi e per gli effetti dell’art 41 del codice civile i membri, qualora il Club non abbia ottenuto la personalità giuridica, i suoi componenti rispondono personalmente e solidalmente delle obbligazioni assunte. 

 

ARTICOLO XIII – Contabilità ed anno finanziario

  1. Il Tesoriere, mantiene la contabilità in modo adeguato e prepara e sottopone al Consiglio il rendiconto delle ricevute e delle spese e la situazione finanziaria, sia periodicamente, sia per l’anno finanziario che comincia il primo di Gennaio e finisce il trentuno di Dicembre di ogni anno. Redige il bilancio preventivo e consuntivo.  

 

  1. Un revisore dei conti, che non deve essere né un Delegato né un membro del Consiglio, può essere nominato ogni anno dal Consiglio; il Revisore dei Conti verifica periodicamente la regolarità formale e sostanziale della contabilità, redige apposita relazione ed il rendiconto finanziario da allegare al bilancio preventivo e consuntivo. In difetto di nomina, il Tesoriere provvede come al precedente punto 1. 

 

  1. Tendenzialmente entro il 30 di Aprile di ogni anno, il Consiglio convoca l’assemblea per l’approvazione del rendiconto economico e finanziario e relativa relazione. Entro il 31 di Marzo di ogni anno il consiglio deposita presso la sede sociale il rendiconto economico e finanziario e relativa relazione, ai fini della visione da parte dei sociali. I soci hanno la facoltà di richiedere copia cartacea dei suddetti documenti previo pagamento delle spese di stampa.

 

ARTICOLO XIV– Notifiche

Quando è necessario recapitare una qualunque notifica secondo lo Statuto, questa deve essere inviata a mezzo posta elettronica o raccomandata AR al socio, o dal socio a mezzo posta elettronica o raccomandata AR.

ARTICOLO XV – Emendamenti

  1. Lo Statuto può essere modificato da una assemblea straordinaria convocata a tale scopo, che, in prima convocazione, è regolarmente costituita con la presenza della metà dei soci aventi diritto a parteciparvi; in seconda convocazione è valida qualunque sia il numero dei soci intervenuti. L’assemblea delibera, sugli argomenti posti all’ordine del giorno, a maggioranza assoluta, vale a dire con il voto favorevole di metà più uno dei votanti. L’emendamento deve essere descritto in modo completo nella convocazione della riunione nella quale tale emendamento verrà presentato. 

 

  1. Gli emendamenti sono proposti al Consiglio, protocollati dal Segretario, che sottopone tali proposte alla successiva riunione del Consiglio. In un lasso di tempo ragionevole, successivamente, il Consiglio presenta tale proposta, con le sue indicazioni al riguardo, ad una assemblea del Club sia essa annuale o convocata in via straordinaria per tale scopo. 

 

  1. Lo scioglimento del Club è deliberato dall’assemblea straordinaria. Il patrimonio residuo del Club deve essere devoluto ad associazioni con finalità analoghe o per fini di pubblica utilità.

 

  1. Per quanto non previsto dal presente statuto valgono le norme di legge italiane vigenti in materia. 

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© 2018 American Intl Club of Rome 

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American Int'l Club of Rome Honorary Members

Lew Eisenberg- Honorary President (US Ambassador to Italy)

Callista Gingrich- Honorary Vice President (US Ambassador to the Holy See)

Kip Tom- Honorary Vice President (US Ambassador to the US UN Mission)

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American Int'l Club of Rome 2019/2020 Board
Marcel Kaminstein- President
Marco Elser- Vice President
Fabio Ferrari- Treasurer

Bob Sonnabend- Board Member
Stella Taneva- Board Member
Scotti Rhodes- Board Member
Carlo Papini- Board Member

Anna Tasca- Board Member

Marzia Giua- Board Member
Loretta Dusini- Board Member (US Embassy Liaison)